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2024.05.12 #デザイン
スプレットシートとnotionで作業効率UP！？
複数人や個人で案件を進める際に一度はツールを試して上手くいかなかったなんてコトがあります。
意外と望むツールが無く・・・そんな場合は自作に限ります。
スプレットシートを活用
言わずもがなgoogle版エクセルの「スプレットシート」。
無料で使え、権限付与で共同で管理できます。
単なる計算の他に、チェックシートや履歴書のテンプレがあったりと、ノーコードでも「○○風」に作れるのが強みです。
それはスケジュール管理も一緒です。
私が作成したスケジュール管理表以下のように、
①担当者割振りに特化した案件管理
→完全にお蔵入り。
②案件の各タスクにフォーカスした管理表
→左側だけたまに使う。
③新規サイト制作からfixまでの工程をフォーカスした管理表
→もう使わない。
などです。
頑張れば「年度と月を入力後、カレンダー自動反映」や「当日の日付に赤マーカー入れる」、「データベースを作り、そこから引用して「チェックリスト」を表示させる」・・・など簡単なシステムを組めます。(参考サイトみながら意外と構築できます。)
他の例として「デザインの異なるバナー三種をそれぞれサイズ別30枚制作かつ納品先は異なる」の案件があった場合下記のような表を構築すると管理が楽です。
前職でこのような案件があり、担当ディレクターがフリーズしてたので、こちらで作成しました。
※手書きですみません。
と、以上のように案件のテイストに合わせて、それ用に管理表を作成すると楽です。
ただデメリットとしては、非エンジニアが触ると壊れる可能性があります。
万能タスク管理ツール「notion」
はい、notionです。覚えましたか？
そしたらもう次へ読む必要はありません。
そのワードをもとに「notion 使い方」と検索しましょう。
ここで記すより数百倍分かりやすいサイトや動画があります。
とまぁ、ついばむ程度に説明すると、
===========================
・無料で使える(人数と容量制限あり)
・カレンダーやガントチャート、カンバン機能搭載
・画像やurl、pdf埋込可能
・フォルダ構造のようにページ管理が可能
・サイトとしても公開可能
==============================
な訳です。
数年前より、日本語化されより簡単にカスタマイズできるようになりました。
学習難易度としては、パワーポイントの編集ぐらいですかね。
私の場合は、業務管理やプライベートの管理で長保してます。
業務は失念しがちなコードや納品手順などで、プライベートは各種パスワードや契約情報、趣味に関する情報集などのメモに使ってます。
業務などチームで動く場合は下記のような運用も可能です。
社内共用wiki的な。
話は戻り、また私の場合こんな感じです。
tweetのパラメータ設定について
(もう使えないのかな～)
よく見る参考サイト集
趣味では「ネタ帳」や受講した講座をスクショと交えてちゃんとまとめてます。
このようにnotionは、学生やプライベート、創作勢に強いツールだと思っています。
ぜひ、使ってみてはいかがでしょうか？
スマホアプリもあるので、気軽にPCと連帯できるのも良しです。
まとめ
前回のタスク管理から今回の内容に至るまでは、案外どの制作会社も知ってる情報かもしれませんが、少しでもプラスになったら幸いです。
提案しては色々とお蔵入りになってるので・・・（クソデカため息）
おわり。