ARTICLE お知らせ・ブログ

昨今DX（業務効率化）が話題ですね。
あまり詳しくはありませんが、AIなど駆使し、自動化でできる業務はなるべく自動化してコストを削減しようといった考え方ですかね…

以前、DXのイベントやセミナーなどにも参加しまして、各企業のソフトを見て回りましたが、どれも強気の料金プランで小規模の会社では導入が難しく、また一部ソフトでは、エンジニアであれば「スプレットシート」を駆使して近しいものがつくれるかなぁといった感想を持ちました。（数分操作は必要になるが）

他には、無償のソフトやツールを駆使して業務効率化を図るといったものでした。
例えば「マクロマン」とか。

近年ではこういったプチ開発ツールなるものもありまして、またPythonの言語学習で効率化を図るなどありますが・・・まだまだ人力で頑張れるところはあるかなと思いました。

という訳で、今回は社内で情報共有と管理（タスクとスケジュール）についてまとめてみました。

蛇足①

まず前提として、私が勤めていたところの従業員数は、一社目（10人前後）、二社目（30人前後）、現在（数人）です。
なので、共有する情報は小規模と中規模企業の知見にはなります。

蛇足ですが、二社目では、制作部とディレクター部が分かれており、タスク報告のルールなど規則がありました。ちなみに制作部所属です。

三社目の現在は制作とディレクターを兼任してます。
大規模なプロジェクトはありませんが、私含めてデザイナーが二人しかいない状況だったので、０からタスク管理と情報共有の仕組みを明確化にする必要がありました。

そこで、二社目で得た経験と、新たにタスク管理について勉強し、あれこれ試行錯誤しました。
それを以下に共有します。
因みに、下の書籍は二社目と似たような考えや動き方をしてました。（読んだのは改訂第2版）

情報共有

それでは情報共有になります。
主にチャットツールになりますが一例をあげると「Chatwork」や「Skype（古いか？）」、「LINE WORKS」などがあります。（他の有名どころはあえて避けてます）

社内人数が少なく、実験的な導入でしたら「LINE WORKS」をオススメします。

使用容量や人数制限をクリアすれば無料で使用できます（2024年5月現在）。

ブラウザと連帯が可能で、プライベートのLINEと業務のLINEを差別化できます。
最近は企業とのやりとりもLINEが増えてきており、LINE WORKSと紐づけて案件管理ができます。

また日々の日報や進捗など「業務報告板」、「【プロジェクト名】進行管理」などの板を作成して情報の分散化を防げます。

さらに、各板ごとにフォルダを作成し画像をアップロードできたり、メモを残すことが可能です。例えば、WEBサイト進行の場合は、「情報一覧」として「デザイン保管用 クラウドURL」、「テストサイトURL」、「ログインパスワード」などの情報を記載しておくと便利です。
※社内利用のためキャプチャーはお見せできませんが。

これは他のチャットツールでも使えるテクです。

※LINE WORKSの場合、チャット上に画像をアップすると一日経過後に削除できなくなります。
これは容量が多く消費されるので、サイドのメニューより画像をUPして、そこからチャットに共有するようにしましょう。

蛇足②企業の特色

一元に「タスク管理・情報共有」とはいっても、企業ごとに特色は異なるので、どのツールが最適なのかも変わってきます。

ちなみに今の会社では、様々なツールを提案するも没をくらいました。

原因としては、ツールを導入することで、ツールを管理するタスクが発生してしまい、業務量と対応人数を鑑みるとチャット上での管理がギリギリ成り立つので不要っだったといういお粗末な結果でした。（こちらは管理者含めて3名だったので・・・）

現在では、たまにスプレットシートで作成した管理表で管理してます。
※次回共有予定

タスク管理

自社で完結するプロジェクトであれば、大雑把に
=======================
①キックオフ
②中間目標(マイルストーン)
③納品日
=======================
の3点押さえておけば大丈夫かと思います。

中間目標とは、例えばWEBサイト制作進行の場合、
デザインfix○○日まで、コーディング○○日まで、CMS化○○日までなど、予定が超過してもリカバリーできる段階ごとの予定日を設ける方法が挙げられます。
今のところコレで何とかなってます。

複数or個人

複数人で中規模以上のプロジェクトのタスクを管理する場合「一元管理できるツールやアプリ」が必要になります。
これまた「Backlog」など、色々ありますね。有料のものが多い印象。

■複数の場合
検索してTOPに表示される「ツール」などありますが、上手く回せるかは、
=======================
①ツールを管理するタスクの発生
②ツールを管理する規則
③プロジェクトの進行具合と状況
④何を管理する？
=======================
になってきます。

②単純に規則を作らないと管理が無法地帯になるので、正しい情報なのか確信を得られるような管理が必要になります。
③例えば代理店都合で頻繁にスケジュールが変更し、人力でのツール管理が破綻する可能性。
④「納期までのスケジュール」だけでなく、例えば「個々の担当者プロジェクト毎の割振り」の管理の場合、そのツールでは管理が破綻しないか？など。
これらにによって可能か不可能か変わってきます。

■個人の場合
考えられる内容として、
=======================
①打合日程
②一人で自己完結するプロジェクトの管理
③業務中に入った連絡事項など
=======================
等が考えられます。

無料のツールではカンバンツールである「Trello」などありますが、意外とアナログも馬鹿にはできません。
PC画面に付箋で貼る。メモ帳に書く、スケジュール帳に記述するなどです。
一々ツールを開くなどの操作がないのでストレスフリーです。但し紛失しないように。
(イタズラで事務員のPCに「五臓六腑♪」と描いた付箋を紛れ込ませたら出社後、速攻ばれた上に怒られました。ちゃんと見てますね・・・)

因みに、紆余曲折あって最近は「手書き」と以下のようなPCの「メモ帳」アプリで管理してます・・・
※プロジェクトが大きいものはスプレットシートで管理してます。

※記載内容はサンプルです。

やはりツールを介しては面倒なので結局こうなります。
（デザイン中に情報共有がされたり、口頭での説明や電話中のメモがそのままになってることも・・・）

他にはこういったツールもあります。

rememberthemilk

ツールをカスタマイズする？

ツールを利用して解決できれば問題はありませんが、理想のツールがない場合は作る必要があります。
これらを可能にできるのは「スプレットシート」「notion」ですが、これは次回解説したいと思います。